Conoscere la situazione attuale con la BI per cambiare il domani

Cambiamento, strategia, pianificazione e controllo sono concetti diventati progressivamente sempre più fluidi e dinamici nelle organizzazioni di ogni ambito e misura. Sta davvero cambiando il paradigma con cui guardare ai dati e ai KPI aziendali!

Misurare un risultato DOPO che questo è stato conseguito non è più sufficiente a governare in maniera efficace un’impresa in un contesto turbolento e in continua evoluzione come quello attuale.

Ecco allora il primo step evolutivo realizzato dal management moderno (anche se in gran parte ancora da realizzare): introdurre i principi del monitoraggio real-time delle performance aziendali per misurare l’andamento MENTRE la performance stessa si realizza e quindi la possibilità di correggere la traiettoria (sia a livello operativo che strategico) quanto più possibile in diretta.

Solo una piccola percentuale di manager illuminati ha però già intrapreso il percorso verso un futuro davvero data driven dove l’analisi del dato aggregato, dei big data e l’utilizzo di modelli previsionali avanzati permetterà di “vedere” i risultati futuri PRIMA che essi si realizzino e di “anticipare” le mosse strategiche sul mercato e all’interno dell’organizzazione.

I processi di Business intelligence

Questo cambio di paradigma è il terreno in cui si innestano i processi di Business Intelligence, intesi come processi evolutivi interni all’organizzazione aziendale che agiscono a livello di strategia, competenze, tecnologie e modelli organizzativi di supporto.

La Business Intelligence esiste da tempo, almeno 40 anni includendo data warehousing e reporting. Negli ultimi anni, però, si è assistito ad una notevole crescita dell’offerta di strumenti di BI e la ragione, a mio modo di vedere, è essenzialmente la sempre maggiore necessità di rendere più efficienti ed efficaci le aziende in un contesto economico talvolta precario e caratterizzato da sempre maggiore concorrenza, anche sleale. La BI, infatti, aiuta a capire il più possibile tempestivamente qual è la situazione reale in cui versa l’azienda e a prendere decisioni basate su dati di fatto, non su sensazioni. Per fare questo, nei sistemi di BI vengono rappresentati e monitorati i processi aziendali attraverso la definizione di una serie di KPI (Key Performance Indicator). In questo, le nuove tecnologie (Web in primis) hanno aiutato a rendere sempre più facile accedere alle informazioni messe a disposizione dalla BI.

Cambiare i processi aziendali significa inevitabilmente mettere mano anche al sistema di BI che li monitora ma, per esperienza, questo aspetto viene spesso sottovalutato. Il risultato è che si crea un disservizio che rischia, nei casi più gravi, di minare il senso stesso dell’esistenza di una BI in azienda perché intacca, o quantomeno scalfisce, la fiducia utente-sistema, visto che l’informazione che a questi arriva risulterà parziale, se non completamente sbagliata. La BI, invece, dovrebbe affiancare il cambiamento, e non subirlo e reagire per sistemare le cose. Nella pratica, questo significa coinvolgere chi si occupa di gestire i dati in azienda (responsabile CED o della BI) nel cambiamento dei processi. Solo così si possono prevedere e ridurre i costi di adeguamento della BI, che si sommano a quelli legati al piano di azioni che implementa in azienda il cambiamento.

Fin qui, quanto scritto può valere per molte aziende; ma quelle dove la BI può portare i maggiori benefici e fare da perno di un più ampio processo di cambiamento sono, quasi paradossalmente, quelle caratterizzate da un livello di alfabetizzazione informatica scarsa. Il punto è che la BI non è un programma predefinito che installi e, dopo una breve configurazione, funziona ed offre un servizio. Questo è solo il punto di partenza; da qui si inizia a ragionare assieme (cliente e fornitore) per individuare le esigenze informative da indirizzare, su come renderle disponibili e, importantissimo, come leggerle. Questo è anche spesso il momento in cui il cliente si accorge di non conoscere, in realtà, ogni aspetto del funzionamento della propria azienda ed è costretto a ragionare ed inizia un percorso che porta a scoprire molte inefficienze nei processi esistenti, soprattutto dovute ad eccezioni (spesso eccezioni di eccezioni) frutto di prassi consolidate che nessuno ha mai messo in discussione. Alla domanda “Perché fate questa cosa”, la risposta è sovente “Si è sempre fatto così”.

Insomma, i nodi vengono al pettine e da qui può nascere una forte e consapevole esigenza di cambiamento interno. E questo è una costante lungo tutto il ciclo di vita di un sistema di Business Intelligence.